Autores:
1. Wilder Julian Arias Hernandez
2. Sady Humberto Lazaro Barrera
1. Wilder Julian Arias Hernandez
2. Sady Humberto Lazaro Barrera
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS APLICA A LAS EMPRESAS
Una empresa es un sistema de creación humana, el cual mantiene una
activa interacción con su ambiente sean clientes, proveedores, acreedores,
competidores, entidades sindicales, o muchos otros agentes externos.
Además, es un sistema conformado por diversas partes (subsistemas)
relacionado entre sí, que colaboran en armonía con el objetivo de alcanzar una
serie de propósitos, tanto de la organización como de sus participantes.
Se debe analizar el comportamiento de tales subsistemas, en vez de
estudiar simplemente los fenómenos organizacionales en función de los
comportamientos individuales.
La empresa es susceptible de ser considerada en términos sistémicos como
un modelo en intercambio con su entorno. Un sistema abierto en equilibrio
dinámico, con capacidad para transformar la energía que le llega.
Suelen distinguirse varios elementos comunes a todo sistema, que también
podemos encontrar en una organización empresarial:
1.-Entrada (input): es
la fuerza de arranque del sistema, suministra material o energía desde el
exterior. En una empresa, dependiendo del punto de vista que se quiera adoptar,
cabría considerar inputs tanto a las materias primas como al capital.
2.- Salida (output): es
el resultado del proceso, la finalidad para la cual se reunieron los elementos
y se establecieron relaciones en el sistema. Los outputs de los
subsistemas son intermedios y deben ser coherentes con los del sistema en su
totalidad, que son finales.
3.- Proceso (throughput): es
la secuencia que convierte las entradas en salidas. Se define por los elementos
empeñados en el cambio y las relaciones entre ellos, caracterizando así la
acción del sistema. En la empresa comprenden todos los medios utilizados y sus
actividades combinadas -lo que comúnmente llamamos trabajo-, en orden a la
transformación de los recursos.
4.- Retroalimentación (feedback): es
una función de subsistema que consiste en comparar la salida (output) con un
criterio o patrón previamente fijado. Como ya se ha dicho, su objetivo es
el control, para que el sistema funcione según lo previsto y se mantenga fiel a
sus objetivos. En una organización empresarial, la retroalimentación además
orienta la adaptación al cambio y las relaciones con el entorno social.
La supervivencia del sistema, en efecto, no sería posible sin un proceso
continuo de flujo de entrada, transformación y salida. En el sistema biológico
y en el social se puede hablar de un proceso continuo de reciclaje. El sistema
debe recibir una entrada suficiente de recursos para mantener sus operaciones y
también para exportar al entorno los productos en cantidad suficiente como para
continuar el ciclo.
Las empresas de negocios reciben muchas aportaciones de la sociedad, en
forma de entradas, materiales, dinero, e información. Las personas se
incorporan al proceso de transformación del material, empleando sus habilidades
en una eficaz utilización de esos recursos provenientes del exterior.
Aunque contemplamos la empresa bajo la perspectiva de sistema abierto,
debe reconocerse que el concepto de abierto o cerrado es cuestión de grado.
Todos los sistemas son “cerrados” en cierta medida frente a las fuerzas
externas. Los límites del sistema evitan que algunos factores del ambiente le
afecten negativamente: se seleccionan las entradas, porque de otra forma el
sistema perdería su identidad e incluso desaparecería.
El enfoque de sistemas aporta una gran luz a la comprensión de la
empresa en cuanto que organización formal constituida por un conjunto de
variables mutuamente dependientes.
Características de las organizaciones como
sistemas abiertos:
Comportamiento probabilístico y no determinístico de las organizaciones:
debido a la influencia del ambiente sobre esta y dicho ambiente, sin límites,
cambia constantemente, de manera desconocida e incontrolada. Las consecuencias
de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. También por
el comportamiento humano que nunca es totalmente previsible. Por esto, la
administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias
reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.
Características de los sistemas:
A continuación, se presentan algunas características de la organización
desde la perspectiva sistémica:
1.-Mantienen una integridad.
2.-En su interior se producen sinergias.
3.-Están compuestas por subsistemas.
4.-Presentan el fenómeno de entropía.
¿Cómo podemos explicar el concepto de sistema
abierto en las empresas?
Ingestión: Las empresas se proveen de los insumos necesarios para poder fabricar o
cubrir necesidades dentro de sí, tal como personas, maquinas, materia prima,
etc...
Procesamiento: Se procesa todo elemento entrante y al
término de este proceso se desecha todo material sobrante.
Reacción al ambiente: La empresa reacciona según los cambios que
se perciben en cuanto a los avances en tecnología, sociedad, competencia,
etc... Este cambio puede alterar el producto, el proceso o hasta la estructura.
Provisión de las partes: Proporcionar a los participantes de la
empresa con materiales o regalías para que puedan cumplir con el fin que se
determina.
Regeneración de partes: renovación de los recursos que posee la
empresa ya sea humano como tecnológico al estar obsoletos o no poder seguir
realizando la función designada.
Organización: Es la función que necesita un sistema de
comunicaciones para el control y toma de decisiones, la organización tiene
aspectos en los cuales es necesaria una administración adecuada ej: la
producción, comercialización, compras, recompensas, etc...
UN EJEMPLO, Coca- Cola es una empresa con un sistema abierto ya que
tiene mucha interacción con el medio ambiente para poder vender y distribuir su
producto.
A Coca- Cola podemos aplicarle el
modelo de sistema abierto de katz y kahn de esta manera:
1.-Importación: Esta empresa
recibe ayuda de otro tipo de empresas para poder mover su producto.
2.-Transformación: Transforma
su materia prima en productos finales como lo son sus distintas líneas de
refrescos y aguas.
3.-Exportación: Exporta sus
refrescos a distintos países del mundo.
4.-Los sistemas como ciclos se
repiten: En este tipo de empresa se repiten varios procesos.
5.-Entropía negativa:
Necesita actualizarse cada cierto tiempo para que su sistema no se desgaste.
6.-Información como insumos y
retroalimentación negativa: La empresa recibe insumos y reportes sobre el
estado del medio ambiente.
7.-Estado firme y Homeostasis
dinámica: Tiene constante interacción con el exterior.
8.-Diferenciación:
Multiplicación y elaboración de funciones.
9.-Equifinalidad: Alcanza el
mismo fin a partir de diferentes caminos.
10.-Límites y Fronteras:
Barreras entre el ambiente y el sistema.
Tipos y clasificación de los sistemas de información empresarial
Conceptualización importante
Antes de involucrarnos de lleno al tema citado
anteriormente, es importante conocer algunos conceptos importantes para la
óptima comprensión del tema.
Datos: hechos coleccionados, sin procesar y que son identificados simbólicamente con letras, números, valores, resultados, etc.
Datos: hechos coleccionados, sin procesar y que son identificados simbólicamente con letras, números, valores, resultados, etc.
Información: hechos procesados dotados de relevancia y
con algún propósito, dentro del entorno en el que se desarrollan y que
presentan algún valor.
Sistema: módulo de elementos que se encuentran interrelacionados, ordenados y
que interactúan entre sí.
Sistema de Información: encargado de brindar información con algunos atributos
importantes que ayudan a realizar alguna operación, tomar una decisión, en el
momento que se necesita.
Atributos de la información
- Comprensión: Debe ser entendible.
- Economicidad: Mínimo costo para obtener esta información.
- Confianza: Calidad de datos y fuentes de información.
- Relevancia: Útil.
- Completitud: Todo el contenido adecuado e importante.
- Verificabilidad Puede ser comprobada.
- Oportunidad: Entregada a la persona que la requiere (tiempo y forma).
- Nivel de detalle: Presentación y formato requerido.
Clasificación de los Sistemas Información
Soporte a las actividades operativas:
- Para actividades estructuradas (aplicaciones de gestión empresarial).
- Actividades menos estructuradas (programas técnicos para funciones de ingeniería, aplicaciones ofimáticas, etc.)
Soporte a las decisiones y el control de gestión:
Que se pueden dar desde las aplicaciones de gestión
empresarial o a través de aplicaciones específicas.
Área donde se aplican estos sistemas:
Áreas de la empresa: recursos humanos, marketing, etc.
Tipos de sistemas de información
- ERP: Enterprise Resource Planning: sistemas de gestión integrados que controlan los procesos de toda la empresa (RH, finanzas, producción, etc.)
- CRM: Customer Relationship Management: gestión de la relación con clientes y contactos comerciales.
- Business Intelligent: Explotación de datos e información para la toma de decisiones.
- TPS: Transaction Processing Systems: Procesos de transacciones y operaciones.
- MIS: Management Information Systems: diferencia entre los sistemas de información.
- BPM: Business Process Management: diseño, ejecución y control de procesos.
- DATAWAREHOUSING: Almacenamiento de datos procedentes de varias fuentes.
- DATAMINING: Detección y muestra de relaciones entre los datos y obtener cierto tipo de información.
- QUERIES AND REPORTING: Consultas e Informes de las BD relacionales.
- BALANCED SCORECARD: Cuadro de Mando Integral: planificación y control que permite generar estrategias y comprobar su ejecución.
- WEBSITE CORPORATIVO: Proyección de imagen corporativa, comunicación, coordinación y operaciones empresariales.
- GESTIÓN DOCUMENTAL; Soporte a todas las fases de todos los sistemas de gestión documental.
- SCM: Supply Chain Management: automatización de la cadena de suministros de la organización.
- CTI: Computer Telephony Integration: Integración entre los sistemas informáticos y los sistemas de comunicación telefónica.
- GIS: Geographical Information System (Sistemas de Información Informática) sistema a la gestión de información geográfica (graficas de mapas).
- SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información: gestión de seguridad de la información.
- EDI: Electronic Data Interchange: Intercambio de información a nivel logístico y comercial.
- CAD: Computer Aided Desing (Diseño Asistido por Ordenador).
Componente humano
Como sabemos en una empresa anteriormente, el componente
principal era el llamado “HUMANWARE” o el personal encargado de las tareas
planificadas en la estructura organizacional, informáticamente hablando.
Sin embargo hoy en día el uso de distintos sistemas de
información ha ido desplazando esta tendencia, pues cada vez se requiere un
menor número de trabajadores para cumplir con las obligaciones empresariales.
Sin embargo no deja de ser de suma importancia, pues
llevan a cabo el diseño, desarrollo, implantación, explotación, supervisión,
dirección de estos sistemas.
Un sistema de información no cumpliría su objetivo si no
hay a quien brindarle la información resguardada o generada.
La gran desventaja que brinda esta variedad, es la constante capacitación a la
que son sometidos los empleados encargados de estos sistemas, pues cada día
surgen innovaciones que ofrecen una ventaja competitiva ante los oponentes del
mercado.
A pesar de esto, son mayores los beneficios que se
tienen, pues se tiene un control específico y minucioso de todos los procesos,
documentos, control financiero, entre otros de la empresa.
Aunque cada vez se requiere menos el componente humano, este sigue siendo la base de los sistemas de información, por la gran importancia que adquieren al tener la decisión final o la llamada “toma de decisiones”.
Aunque cada vez se requiere menos el componente humano, este sigue siendo la base de los sistemas de información, por la gran importancia que adquieren al tener la decisión final o la llamada “toma de decisiones”.
CLINICA
SAN JOSE DE CUCUTA
La clínica san José de Cúcuta
es una institución privada que presta servicios de salud, con énfasis en la
atención del paciente de alta complejidad, con un equipo profesional de
servicio que se fundamenta en el desarrollo organizacional armónico y
humanizado. Comprometidos con la seguridad del paciente, realizando buenas
prácticas clínicas y mejorando continuamente todos los procesos, para
satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y sus familias.
APLICADA
AL PROCESO DE FACTURACIÓN
ENTROPIA: Aplicar
mal uno de los protocolos establecidos para el proceso de facturación; el
ingresar erróneamente el valor de un servicio prestado, la demora en la entrega
de soportes.
NEGENTROPIA:
Retroalimentar y capacitar a los auxiliares del área de facturación, sobre el
tema, para generar el proceso de facturación correspondiente a cada EPS
SINERGIA: En el
proceso de facturación debe participar activamente diferentes departamentos de
la empresa, y cada uno debe trabajar por el objetivo de generar procesos de
facturación.
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